内容証明は“言われたとおりに書けばいい”わけではありません

内容証明郵便の作成を行政書士に依頼されることがあります。

「相手に通知するだけだから簡単ですよ」と言われることもありますが、実際にはそうとも限りません。内容証明は、あとで「どんな内容の文書を送ったか」が証拠として残るものなので、こちらとしては、その内容の根拠をきちんと確認する必要があります。

たとえば、契約に基づく通知なら契約書、金銭の請求なら請求の根拠となる資料、裁判所の手続が関係しているなら、その関係書類を確認します。

依頼者の話だけを聞いて、そのまま文章にするわけではありません。

特に、すでに相手方との間で争いがある場合には、行政書士が対応できる範囲なのかも確認しなければなりません。内容証明の作成は行政書士業務の一つですが、相手方との交渉や紛争そのものの解決までできるわけではないからです。

そのため、「簡単な通知だから」「言ったとおりに書いてくれればいい」と言われても、必要な資料が確認できなければ、お受けできないことがあります。

内容証明は、強い言葉を書くことが大切なのではなく、正確な事実と根拠に基づいて作ることが大切です。

当事務所でも、内容証明郵便のご相談をいただいた場合には、まず事情と関係資料を確認したうえで、行政書士として対応可能かどうかを判断しています。